Cette fonction permet à l’opérateur d’enregistrer un donneur d’ordre et l’objet de son don, les marchandises données ou qui vont être achetées grâce à ce don.
Il est possible d’importer ces données automatiquement depuis un autre logiciel ou bien les entrer manuellement.

Possibilité d’entrer la commande passée au fournisseur (articles, quantités, prix) liée à un programme créé précédemment.
Il est possible d’importer ces données automatiquement depuis un autre logiciel ou bien les entrer manuellement.

Cette fonction permet à l’opérateur d’effectuer une réception de marchandises et de la contrôler qualitativement et quantitativement par rapport à la commande fournisseur et au programme concerné. En plus d’optimiser le fonctionnement de la réception, cette opération valide les commandes fournisseurs avec une mise à jour immédiate de la commande (reliquat,…). La déclaration d’un litige en réception permet d’imprimer automatiquement un rapport de réclamation pour le fournisseur. Lors de cette étape, l’opérateur peut imprimer ou envoyer par email un accusé de réception aux services approvisionnement et programme.

Une fois la marchandise réceptionnée et comptée, l’opérateur va pouvoir ranger la marchandise dans l’entrepôt ou zone de stockage. Il peut renseigner si besoin une date de péremption et un numéro de lot.
Note : un même article peut être rangé dans plusieurs emplacements. A l’inverse, un même emplacement peut contenir plusieurs articles.

L’opérateur vérifie tous les articles contenus par emplacement dans l’entrepôt. La réconciliation sur le PC affiche la quantité physique saisie par rapport à la quantité théorique en stock dans chaque emplacement. L’inventaire avec UniTrack génère un gain de temps précieux et permet de faire des inventaires tournants réguliers.

UniTrack permet aux responsables des programmes de saisir une demande de distribution pour un ou plusieurs bénéficiaires.
Basé sur ce document, il sera possible de préparer la marchandise puis de l’expédier. Les quantités en stock sont directement décrémentées lors de la préparation.

UniTrack possède un module d’expédition permettant une traçabilité très fine. On peut savoir exactement dans quel camion et à quelle date la marchandise a été expédiée et reçue par le bénéficiaire, ainsi que la facture correspondante du transporteur utilisé. Le statut « en attente de livraison » distingue les marchandises avec un bordereau de livraison qui ne sont pas encore livrées aux bénéficiaires.

UniTrack possède un module de synchronisation des données pour des utilisations en multisite avec une base centrale et plusieurs bases locales. Les échanges de données peuvent être réalisés depuis de simples fichiers sur clé USB ou par envoi d’email, jusqu’à l’automatisation complète dans le cas où tous les sites sont connectés sur le même réseau informatique.