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Parce que l’objectif d’un logiciel WMS est d’améliorer la gestion d’un entrepôt par l’intermédiaire d’une optimisation des flux et des stocks, celui-ci se doit de présenter un certain nombre de fonctionnalités couvrant les différentes activités d’un entrepôt. Parmi elles, l’une des plus importantes est la fonction réception qui contribue pleinement à la mise en œuvre d’une bonne gestion des commandes et des stocks.

La préparation de la réception des commandes simplifiée

Si c’est l’ERP qui reçoit généralement les commandes clients et gère le système de références mais aussi les approvisionnements, la fonction réception du WMS apporte une véritable valeur ajoutée en matière de gestion des stocks puisqu’elle facilite considérablement la prise en compte des retours clients et des réceptions de marchandises.

En effet, à partir du fichier importé depuis le gestionnaire d’achats, la fonction réception du logiciel WMS permettra de préparer les étiquettes des palettes, les étiquettes des colis et tous les éléments utiles à la constitution de dossiers relatifs à cette étape de la chaîne logistique.

Une meilleure prise en compte des erreurs de livraison et des retours clients

A l’arrivée du transporteur, la réception des marchandises fait l’objet d’une vérification afin de voir si ce qui a été reçu correspond aux bordereaux de livraison. Les modules propres à la gestion des marchandises inattendues et attendues permettent facilement de constater les éventuelles erreurs, de les prendre en compte pour l’évaluation des stocks et de signaler les litiges sur les bordereaux de réception.

De même, l’existence de modules spécialement dédiés aux retours clients est particulièrement pertinente aussi bien pour le service après-vente (SAV) que pour le service commercial afin de gérer les stocks de produits retournés. En cas de réception partielle, la plupart des logiciels WMS prévoient la possibilité d’indiquer qu’une partie seulement de la marchandise est en stock et que l’autre est en cours de réception.

L’optimisation de l’organisation du stock

Grâce à la fonction réception du logiciel WMS, il sera possible d’actualiser en temps réel les stocks présents dans l’entrepôt puisque les marchandises entrantes seront prises en compte dès lors qu’elles ont été étiquetées en vue de l’entreposage.

Avec un logiciel WMS, l’étiquetage des produits réceptionnés permet aussi d’obtenir une information quant au lieu où ils seront stockés puisque l’organisation de l’entrepôt sera optimisée au niveau des emplacements.

Alors que l’implantation des systèmes d’informations au sein des entrepôts est un défi important à relever pour une entreprise, elle ne doit surtout pas s’improviser. Voici ainsi quelques clés pour la réussir et pouvoir bénéficier de tout leur potentiel logistique.

Une méthodologie rigoureuse pour une implantation couronnée de succès

L’implantation d’un logiciel WMS dans un entrepôt est aujourd’hui primordiale pour optimiser la gestion de ce dernier. Seulement voilà, ce projet doit se dérouler sans interruption de l’activité et dans les délais définis, un véritable challenge donc ! Cela est toutefois possible à condition de suivre une méthodologie rigoureuse mise en œuvre dès que le logiciel WMS est choisi.

Des objectifs clairs et surtout réalistes seront définis par le chef de projet et une première réunion visant à les présenter aux employés et à les impliquer sera indispensable. Suivront des étapes pour adapter le WMS aux particularités et à l’activité de l’entrepôt, puis le paramétrer.
Ces phases du projet réalisées, il sera essentiel de former les employés de l’entrepôt et il ne faudra pas hésiter à multiplier les tests. Ici, l’erreur à ne pas commettre est de s’évertuer à réaliser des tests théoriques alors que les mises en situation concrètes sont importantes pour une bonne assimilation du logiciel WMS, ou logiciel de gestion d’entrepôt.

La réalisation d’un inventaire quelques jours avant le jour J et la préparation physique de l’entrepôt contribueront à ce que tout se passe bien au démarrage. Mais si le plan d’action défini est suivi à la lettre et que les équipes de support sont présentes à l’entrepôt pour accompagner le projet, des objectifs réalistes seront très largement atteints.

Les facteurs clés du succès d’une implantation de logiciel en entrepôt

Pour que l’implantation d’un logiciel dans un entrepôt soit couronnée de succès, l’adhésion de tous les intervenants est primordiale et correspond à la clé de la réussite. Mais d’autres facteurs sont essentiels et peuvent être mis en avant :
– Un accompagnement externe avec un chef de projet sur site
– Des formations appropriées pour chaque employé
– La précision des données de base fournies au logiciel
– Le choix des « super users » dès le début du projet
– La détermination du moment opportun pour l’implantation
– La multiplication des tests en entrepôt
– L’élaboration d’un plan de communication pour accompagner le projet

Si l’utilisation d’un logiciel WMS au sein d’un entrepôt permet de bénéficier de précieux avantages dans sa gestion logistique, son implantation doit cependant être rigoureusement préparée en accompagnant chaque entité de l’entrepôt afin que son utilisation s’intègre au mieux à l’activité logistique.

Si un logiciel WMS est parfois perçu comme servant uniquement à gérer les stocks au cœur d’un entrepôt, il est important de rappeler qu’il contribue également pleinement à améliorer le fonctionnement de nombreux pôles et activités dans le domaine de la logistique. Le WMS peut ainsi par exemple devenir un outil primordial dans l’optimisation de la gestion des expéditions.

La zone d’expédition d’un entrepôt, un lieu stratégique

Dernier maillon de la chaîne logistique dans la gestion d’un entrepôt, l’expédition implique la réalisation de nombreuses tâches par les opérateurs. Aussi, afin d’optimiser la réalisation de celles-ci, une bonne organisation est indispensable.

Aussi, il est essentiel d’implanter judicieusement la zone d’expédition dans l’entrepôt mais également d’établir un plan de chargement clair et précis afin de gagner du temps mais aussi de réduire au maximum le nombre d’erreurs. Une bonne organisation permettra aussi aux opérateurs de se focaliser sur les différentes actions à conduire qui peuvent être :

• Des tâches administratives telles la commande des transports, l’édition des documents d’expédition, la transmission des informations aux transporteurs ou encore la gestion des palettes consignées
• Des tâches physiques telles l’orientation des lots adressés par les préparateurs de commandes, la palettisation des produits, le repérage des colis, le contrôle de leur nombre ainsi que le chargement, le plus souvent dans des camions

Le logiciel WMS au secours des opérateurs

Parce que l’expédition est une étape importante dans un entrepôt, la plupart des logiciels de gestion d’entrepôt, ou logiciels wms, l’intègre et propose donc une fonction dédiée à ce maillon de la chaîne logistique.

Cette dernière permet de contrôler les marchandises et surtout de vérifier leur affectation dans les camions. Pour cela, elle utilise les données qui servent pour tracer les marchandises de leur entrée dans l’entrepôt jusqu’à leur sortie.

Ainsi, grâce à la détection des signaux émis par les puces RFID ou à la lecture des code-barres, le WMS pourra permettre aux opérateurs de définir très facilement l’affectation de chaque colis et donc réduire considérablement les erreurs de livraison, d’éditer les bordereaux d’expédition et les factures automatiquement dès lors qu’une commande est traitée mais aussi à l’entrepôt de se créer des archives logistiques.

Parce que les flux logistiques sont de plus en plus nombreux et complexes à appréhender, il est aujourd’hui indispensable pour les entreprises de bénéficier d’une connaissance parfaite de la situation des produits stockés. Il devient alors primordial pour celles-ci de mettre en œuvre une traçabilité logistique efficace. Plusieurs possibilités existent pour y parvenir.

La traçabilité en entrepôt, un enjeu majeur

Parfois baptisée « tracking », la traçabilité est « l’aptitude à retrouver l’historique, la localisation ou l’utilisation d’une entité au moyen d’informations préalablement enregistrées ». Autrement dit, elle a vocation à assurer un suivi quantitatif des produits et de leur localisation tout au long de la chaîne logistique et ceci jusqu’à la destination finale du produit.

Dans un entrepôt, la traçabilité logistique va donc permettre de contrôler les chargements, de réceptionner les marchandises, de suivre les commandes et stocks et tout cela en temps réel.

De manière plus globale, la traçabilité logistique concourt à l’atteinte de plusieurs objectifs :

• L’amélioration de la qualité des services puisqu’elle permet d’identifier simplement les causes d’un problème de qualité et contribue à les résoudre vite et à moindre coût (traçabilité ascendante)
• La réduction des délais et du coût
• Le retrait rapide du marché de produits non conformes étant donné qu’elle permet de retrouver à tout moment la localisation des produits (traçabilité descendante)

Deux principaux systèmes d’identification pour tracer en entrepôt

Parce que chaque jour, ce sont des cargaisons entières de marchandises qui arrivent à un entrepôt, il est essentiel d’identifier les différents lots entrants afin de pouvoir ultérieurement les tracer.

Pour cette identification, deux techniques peuvent être utilisées :

• La radio identification (puces RFID) s’avère la plus efficace mais la démocratisation lente de cette technologie est telle que son coût reste parfois élevé
• Les codes-barres sont les plus utilisées en raison de leur faible coût mais ils présentent quelques contraintes (durée de vie réduite, nécessité d’un lecteur, stockage de données limité)

Au moment de l’identification des lots, des données complémentaires peuvent être saisies comme la date limite de consommation (DLC) pour des denrées périssables. Ces données suivront ensuite la marchandise tout au long de la chaîne logistique.

L’intégration de cette identification dans le logiciel logistique WMS permet ainsi de pouvoir suivre les lots, de les localiser dans l’entrepôt et de les accompagner jusqu’à leur sortie de l’entrepôt.