Fonctionnalites logiciel WMS

Les principales fonctionnalités d’un logiciel WMS

Un logiciel WMS a pour objectif d’améliorer la gestion d’un entrepôt à travers l’optimisation des stocks et des flux existants au sein de celui-ci. Afin de pouvoir atteindre ces différents points, le logiciel WMS doit comporter plusieurs fonctionnalités clés indispensables à la bonne gestion de l’entrepôt.

La gestion générale de l’entrepôt et la gestion par article

Un logiciel WMS, ou logiciel de gestion d’entrepôt, permet de gérer les différentes activités se déroulant dans un entrepôt. Les paramètres permettent de gérer les stocks, tout en identifiant chaque emplacement à l’aide d’un code barre.

Concernant la fonction article, elle permet de définir l’emplacement d’un article précis, mais aussi sa quantité disponible en stock ou encore de déterminer les statistiques de préparation de ce dernier. L’avantage est de pouvoir situer facilement l’article au sein de l’entrepôt et ainsi gagner en efficacité.

La gestion du stockage

Il s’agit d’une fonction entièrement personnalisée permettant de gérer les inventaires et l’administration des stocks. Une vision globale de l’état des stocks est disponible pour l’utilisateur qui peut, en un simple coup d’œil, savoir par exemple quel article est en stock ou quels sont les délais de réapprovisionnement.

La réception

Cette fonction du logiciel WMS est particulièrement utile dans le cadre du service après-vente. En effet, la fonction réception permet de gérer les commandes à partir d’un fichier unique et d’avoir à la fois un aperçu des retours clients , ainsi que de la réception des marchandises.

Fonctionnalités d'un logiciel WMS

La préparation des commandes et l’expédition

La fonctionnalité préparation des commandes permet de suivre la gestion des marchandises manquantes et de déterminer les emplacements de stockage. Il est également possible de saisir les commandes et de gérer le colisage et le suivi de ces derniers pour une gestion simplifiée.

La fonction d’expédition suit celle de la préparation des commandes. Elle permet de gérer leur expédition ainsi que leur affectation aux systèmes de transport. Cette fonction permet d’automatiser les envois en contrôlant précisément l’affectation du colis.

La fonction de synthèse de contrôle

Cette fonction correspond à l’outil de gestion du logiciel WMS qui permet de récolter des données statistiques et de synthétiser l’ensemble de la gestion de l’entrepôt : état de l’inventaire, entrées et sorties des produits en stock ou encore indicateurs clés de performance. Ces informations permettent donc de générer des synthèses précises et pertinentes dans le but d’optimiser un entrepôt.

 

Un WMS se démarque donc grâce de par la très grande flexibilité apportée dans la gestion d’un entrepôt. La possibilité de personnaliser le logiciel permet de répondre parfaitement aux besoins spécifiques de chaque entrepôt.

Impact du e-commerce et logistique

L’impact du E-commerce sur la gestion logistique des entreprises

Si le e-commerce a permis aux entreprises de pouvoir proposer une offre de produits beaucoup plus large et plus accessibles, une optimisation du parcours client et une amélioration de l’expérience d’achat, celui-ci implique une approche différente sur la gestion de la logistique de la part des entreprises.

Le e-commerce, une donnée essentielle à intégrer

De nos jours, le e-commerce est en pleine croissance et est devenu un axe de développement majeur à la fois pour les entreprises pure-players (uniquement e-commerce) mais également pour les entreprises de type traditionnelle ayant fait le choix complémentaire du e-commerce.

L’intégration du e-commerce au sein de son activité nécessite en effet de pouvoir proposer à ses clients un canal de distribution complémentaire efficace tout en s’adaptant à la multiplication des canaux de vente (mobile, site web, application), à de nouveaux marchés, à de nouveaux partenariats ou encore à de nouvelles exigences chez les consommateurs.

Logistique et e-commerce

Les enjeux logistiques du e-commerce

De par ses enjeux financiers, les réseaux logistiques doivent s’adapter rapidement à ce nouveau modèle. En effet, la logistique représente l’un des éléments clés d’une réussite dans le e-commerce.

Une gestion rigoureuse de la logistique permet d’offrir des services performants et de pouvoir répondre efficacement aux attentes des clients : disponibilité des produits affichés, livraison rapide, retour des produits, etc.

La logistique devient donc globale et joue un rôle primordial dès la visite du client sur une plateforme e-commerce jusqu’à la livraison définitive du produit.

La livraison, élément clé du e-commerce

La livraison est une des étapes du parcours client où la logistique possède le plus d’impact dans le e-commerce car c’est elle qui relie physiquement l’entreprise et le client internaute. De ce fait, les délais de livraison, les frais de livraison, mais aussi les choix des modes de livraison doivent être considérés comme des leviers indispensables au développement de l’activité e-commerce.

De ce fait, les entreprises doivent adapter leur chaîne logistique à ces évolutions. L’acquisition d’un logiciel de gestion des stocks ou WMS permet à l’entreprise de gagner en efficacité et de pouvoir assurer à ses clients un service complet et performant en adéquation à leurs attentes.

La logistique en entreprise dans l'omni canal

Adapter sa logistique au développement du commerce omni-canal

L’omni-canalité est un point stratégique dans le développement d’une stratégie commerciale, dans lequel le consommateur va être amené à utiliser l’ensemble des canaux de vente pour rentrer en contact avec l’entreprise. Il est alors essentiel de s’adapter à ces points de contact et y assurer sa présence tout en maîtrisant leurs coûts, afin de pouvoir optimiser au mieux la gestion logistique globale de l’entreprise.

Quels sont les enjeux de l’omni-canal ?

L’omni-canal est un grand défi pour les distributeurs du fait du nombre important de canaux de commerce : web, mobile, point de vente physique, mais aussi appel téléphonique. L’entreprise se doit donc de répondre de manière efficace et régulière sur l’ensemble de ces canaux.

Cette stratégie impose également une plus grande diversité des moyens de livraison et des retours produits, avec la livraison à domicile, les relais colis, les magasins, les drives… La chaîne logistique se retrouve ainsi plus difficile à aborder par l’entreprise et donc à maîtriser. Il convient en effet de ne pas négliger un canal au détriment d’un autre afin de pouvoir assurer une présence égale sur l’ensemble des canaux.

Logistique et omni-canal

Comment s’adapter à l’omni-canal ?

Pour gérer au mieux l’omni-canal, les entreprises doivent pouvoir optimiser la gestion des commandes et des stocks depuis les magasins.

Cela consiste à pouvoir assurer une parfaite communication entre les points de contact avec le client, ainsi qu’une connaissance optimale des stocks en temps réel. Développer un pôle dédié à la gestion des préparations des commandes qui ont été passées en ligne et des retours produits peut alors être primordial.

Former les collaborateurs aux nouveaux canaux de vente utilisés par l’entreprise est également un moyen d’appréhender au mieux l’omni-canal. L’utilisation de nouveaux outils ou l’apprentissage des nouveaux discours et approches clients propres à chaque canaux peuvent être par exemple un très bon moyen de répondre au défi de l’omni-canal.

 

Comment faire évoluer la chaîne logistique ?

Afin de faire face à l’augmentation des volumes issus des flux omni-canaux, l’évolution de la chaîne logistique et l’optimisation de certains services sont ainsi souvent recommandées.

L’intégration d’un système de type ERP, CRM ou encore un logiciel de gestion d’entrepôt pour calculer directement les contraintes de stocks ou automatiser l’estimation des délais de livraison permet d’assurer un service omni-canal de qualité. Une visibilité en temps réel est en effet requise pour faire face aux exigences de l’omni-canal.

Le développement du commerce omni-canal est un enjeu auquel beaucoup d’entreprises sont aujourd’hui confrontées. Cela demande donc à ces dernières d’adapter la gestion des stocks de leurs produits, mais également leur chaîne logistique dans leur ensemble.

Les différents types d'inventaire

Les différents types d’inventaires de stocks

Obligatoire pour toutes les entreprises, l’inventaire consiste à décompter les quantités de marchandises stockées afin de comparer le stock physique et le stock théorique. Les sociétés peuvent toutefois choisir entre 3 types d’inventaires de stocks différents : permanent, annuel et tournant.

 

L’inventaire permanent pour connaître son stock en temps réel

Aussi connu sous le nom d’ « inventaire informatique », l’inventaire permanent est un décompte immédiat des quantités stockées dès lors qu’une unité de marchandises entre ou sort.

Parfaitement adapté à des produits faciles à dénombrer et disponibles en petites quantités, il permet aussi de profiter en temps réel d’un indicateur de stock juste. Mais sa mise en œuvre est très lourde, surtout si le nombre de références vendues ou la rotation des stocks sont élevés.

Les différents types d'inventaire

L’inventaire annuel pour confirmer le bilan comptable

A la fin de chaque exercice comptable, la réalisation de cet inventaire consiste à calculer les stocks de marchandises afin de vérifier que le stock physique est en adéquation avec la valeur du stock inscrite dans le bilan comptable.

Relativement difficile à mener, l’inventaire annuel nécessite souvent l’intervention de personnes spécialement recrutées pour aider les salariés « habituels » de l’entreprise. En raison de son ampleur, les erreurs sont nombreuses et son coût est important pour la société puisqu’elle est souvent contrainte de stopper son activité pendant quelques jours. L’utilisation d’un logiciel d’inventaire peut notamment permettre d’accroître la précision de l’inventaire réalisé.

 

L’inventaire tournant pour simplifier les procédures

Plutôt que réaliser un inventaire complet des stocks de tous les produits à une unique date, l’inventaire tournant consiste à compter périodiquement et de manière planifiée les stocks tout au long de l’année.

Ainsi, l’inventaire de chaque article est prévu à une date bien précise et est renouvelé à intervalles réguliers, l’intervalle étant plus ou moins long selon la vitesse de rotation de stocks de l’article.

L’inventaire tournant permet d’alléger l’inventaire annuel (parfois même de le supprimer), de corriger les erreurs rapidement et d’éviter une rupture de stock parfois gênante.

Chaque entreprise, en fonction de son mode de fonctionnement et de ses particularités propres, peut donc choisir parmi ces 3 types d’inventaire celui qui semble être le plus adapté, l’objectif étant de trouver le meilleur rapport efficacité – coût.

Les avantages d'un logiciel WMS dans la gestion des stocks

Les avantages d’un logiciel WMS dans la gestion des stocks des entreprises

Avec comme fonction principale l’automatisation de la gestion des entrepôts et leurs chaînes d’approvisionnement, un logiciel WMS (Warehouse Management System pour Système de Gestion d’Entrepôt) est un outil pouvant améliorer considérablement la productivité d’une entreprise. Celui-ci présente en effet de nombreux avantages afin d’optimiser la gestion des stocks d’une entreprise.

 

Une connaissance parfaite des stocks en temps réel

Grâce à un logiciel WMS, ou logiciel de gestion d’entrepôt, une entreprise réduit considérablement le nombre d’erreurs grâce à l’automatisation des données. Il n’est en effet plus nécessaire pour l’entreprise de rentrer manuellement ses données telles que les entrées et les sorties de stock. Cela permet ainsi de garantir les données sur les stocks de l’entreprise avec une marge d’erreur quasi-nulle.

Parce que ces dernières sont désormais très fiables, il est possible de considérer qu’un inventaire permanent est fait en temps réel.

 

L’optimisation de l’exploitation de l’espace

Parce qu’il est fondamental que l’entrepôt soit parfaitement organisé pour répondre aux besoins de votre activité, ce logiciel permet de gérer parfaitement les espaces de stockage. Le système de gestion d’entrepôt est ainsi par exemple en mesure d’afficher les disponibilités des espaces d’emplacement en fonction du type de stock, de ses dimensions ou encore de son poids.

Différentes aires (zone de réception, zone de préparation de commandes, aire de sortie, aire d’entreposage, aire de rangement du matériel de manutention, bureaux administratifs) peuvent alors être définies pour une organisation méthodique.

Le logiciel WMS a alors comme finalité l’optimisation et la diminution des coûts d’exploitation de l’entreprise.

Les avantages d'un logiciel WMS

L’optimisation des modes opératoires

La parfaite traçabilité des stocks permise par le logiciel WMS est telle qu’il est toujours possible de connaître avec une grande précision où se trouve un article donné. Ainsi, il est possible d’optimiser les déplacements des opérateurs et donc de limiter leur nombre.

En parallèle, le système de gestion d’entrepôt permet d’améliorer la productivité pour la préparation de commandes. L’automatisation de certaines tâches, comme la réalisation des bordereaux d’expédition ou des lettres de transport, consécutive au recours au logiciel WMS permet de rediriger vers d’autres tâches une partie du personnel qui était auparavant en charge de l’expédition.

 

Une exécution rapide des commandes

Particulièrement adapté au secteur du e-commerce, la mise en place d’un logiciel WMS permet également de pouvoir garantir une grande rapidité d’expédition des commandes clients. Cela participe ainsi grandement à la satisfaction et la fidélisation de celui-ci.

 

Une prise de décision simplifiée

Grâce aux nombreuses informations fournies à travers les indicateurs et les tableaux de bord, un logiciel WMS permet de prendre les meilleures décisions stratégiques possibles dans des conditions optimales avec comme objectif l’amélioration de la productivité de l’entreprise.

Quelle est la différence entre ERP et WMS ?

ERP et WMS sont deux solutions logicielles pouvant être confondues l’une avec l’autre. Ces deux solutions cohabitent pourtant bien souvent dans un grand nombre d’entreprise. En effet, l’ERP a pour objectif de gérer les flux d’informations au sein d’une société tandis que le WMS a pour vocation de gérer les stocks de cette dernière.

Les ERP, un outil de pilotage d’une entreprise

Les ERP (Enterprise Resource Planning), aussi connus sous le nom de « Progiciel de Gestion Intégrés (PGI) sont un ensemble d’applications utilisées pour coordonner tous les acteurs et les ressources d’une même entreprise.

Ainsi, à la différence d’un logiciel WMS ou (logiciel de gestion d’entrepôt) l’ERP peut intégrer toutes les fonctions de l’entreprise (achat, ressources humaines, finance, vente, comptabilité, etc…).

L’ERP est donc un outil qui va permettre de gérer les flux d’informations entre tous les services d’une entreprise. L’ERP est un outil permettant à une direction d’entreprise de diffuser toutes les informations à ses services tout en facilitant également la remontée d’informations.

C’est pourquoi l’ERP peut être considéré comme un véritable outil de pilotage des entreprises.

erps wms

Le logiciel WMS, l’optimisation de la chaîne logistique comme priorité

Si l’ERP s’intéresse à l’entreprise dans sa globalité, les objectifs d’un logiciel WMS sont différents.

En effet, la vocation de ce dernier est d’optimiser la chaîne logistique de l’entreprise. Comme son nom français « système de gestion des entrepôts » l’indique, le WMS vise à améliorer la gestion d’un entrepôt et de ses stocks. Le WMS correspond donc à une solution logicielle permettant de connaître le stock en temps réel, d’optimiser les flux des marchandises mais aussi du personnel nécessaire au sein de l’entrepôt et ainsi optimiser et réduire les coûts logistiques d’une société.

Le logiciel WMS, l’exécuteur d’ordres de l’ERP

Si l’ERP paraît incomplet dans ses capacités de gestion logistique, c’est que celui-ci a pour fonction principale de piloter et donc plus précisément de donner l’ordre de traitement des commandes. À l’instar d’un module d’un ERP, le logiciel WMS a pour mission d’exécuter l’ordre qui lui a été donné.

Il est ainsi fondamental de bien comprendre cette différence afin d’utiliser chaque outil de manière efficace pour chaque situation. Dans le cas d’une commande par exemple, la préparation nécessitera le WMS mais une question d’après-vente concernera davantage l’ERP.

Reapprovisionnement-stock-entrepot

Comment mettre en place une stratégie de réapprovisionnement des stocks adaptée à ses besoins

Mettre en place une stratégie de réapprovisionnement des stocks véritablement adaptée à ses besoins est essentiel pour toute entreprise.
En effet, une bonne gestion des flux permet d’éviter les ruptures de stock tout en limitant ses coûts de stockage.

Une gestion des stocks efficace

Il est essentiel pour une entreprise de gérer correctement ses stocks : lorsqu’une entreprise est en rupture de stock, celle-ci n’est plus en mesure d’honorer les commandes de ses clients et est dans l’obligation d’allonger ses délais. Une situation de rupture de stock peut donc rapidement détériorer la réputation d’une entreprise.
Inversement, lorsqu’une entreprise se trouve dans une situation de sur-stockage, les coûts deviennent plus important (voir notre article sur l’optimisation des coûts logistiques).
Des soucis liés à la détérioration du matériel durant sa conservation peuvent également apparaître.
Enfin, être en situation de sur-stockage peut entraîner une dévalorisation du stock non-vendu.

Afin de gérer efficacement leurs réapprovisionnements, les entreprises doivent donc accorder un soin particulier au pilotage et à la gestion de leur stock.

Stratégie réapprovisionnement stock

Quelques indicateurs à suivre pour bien gérer ses réapprovisionnements

Mettre en place une stratégie efficace de réapprovisionnement des stocks implique principalement d’établir des prévisions précises sur les achats, les ventes et donc les stocks.

Pour ce faire, plusieurs indicateurs doivent être suivis attentivement :

  • Le taux de rotation des stocks: il s’agit de savoir combien de fois le stock devra être renouvelé pour atteindre l’objectif du chiffre d’affaires à réaliser.
  • La durée de rotation des stocks: il s’agit de déterminer la vitesse d’écoulement du stock moyen, et ainsi d’éviter la rupture.

En plus du suivi de ces indicateurs qu’il est possible de gérer à partir d’un logiciel de stockage, quelques règles et astuces sont importantes à connaître. La loi des 80/20 est ainsi très intéressante : il s’agit du fait que 20% des produits en stock représentent généralement 80% de la valeur totale du stock de l’entreprise.
Pour bien gérer ses réapprovisionnements, il peut donc être pertinent de repérer quels sont ces produits qui répondent à la loi des 80-20.

 

Optimiser couts logistiques

Les points clés pour optimiser ses coûts de gestion logistique

Les activités d’entreposage, de traitement et de transport des produits peuvent représenter des coûts logistiques importants pour une entreprise. Afin d’optimiser ces coûts de gestion logistique, les entreprises doivent respecter quelques règles fondamentales.

Une gestion prudente du catalogue produits

Vendre un grand nombre de références implique nécessairement d’avoir un espace de stockage plus important. Aussi, pour optimiser ses coûts logistiques, il est judicieux de se recentrer sur les références les plus fréquemment vendues et d’abandonner la vente des références rarement achetées par les clients afin de ne pas encombrer la gestion d’entrepôt. Toutefois, la possibilité de travailler en flux tendu avec les fournisseurs des références connaissant moins de succès est une alternative intéressante.

La mutualisation de l’entreposage

Parce que gérer un entrepôt nécessite de lourds investissements (logiciel de logistique, meuble, emballage), il peut être judicieux de mutualiser l’entreposage afin de diminuer les coûts logistiques. Ainsi, plutôt que de faire des économies sur la qualité, cela permet par exemple de profiter des baisses de coût dues à l’augmentation des volumes de commandes. Cela permet de réduire le prix unitaire sur certains produits comme l’emballage.

 

Optimiser ses coûts de logistique

 

L’amélioration de la circulation des flux physiques et humains

Pour optimiser le traitement massif de commandes dans des délais courts, il est capital de rechercher des gains de productivité. Cela va passer par l’adaptation de l’implantation des zones de réception, stockage, préparation et expédition en limitant les déplacements des opérateurs et en réduisant les manutentions manuelles via une automatisation de la préparation des commandes.
L’entrepôt doit être géré efficacement tel un outil de production.

 

La recherche de tarifs de transport compétitifs

Pour optimiser au maximum les coûts de transport, il faut apprendre à arbitrer entre le volume du stock, la fréquence des envois, les délais d’expédition et la promesse commerciale faite aux clients. Avec ces informations, il faut négocier les tarifs auprès des différents opérateurs et retenir ceux offrant les meilleurs rapports qualité-prix.

 

Une veille active des évolutions des chaînes logistiques

Afin d’optimiser constamment les coûts de gestion logistique, une entreprise doit conduire une veille relative à tous les facteurs pouvant impacter les chaînes logistiques tels que la multiplicité des canaux de distribution, les nouveaux services de distribution ou l’évolution des réglementations environnementales.

Comment bien établir l’inventaire des stocks ?

L’inventaire des stocks est une étape obligatoire et particulièrement importante dans le cadre de la gestion d’une entreprise. Celui-ci a pour objectif de comptabiliser et recenser l’état des stocks à une période précise. L’inventaire des stocks devient une obligation légale lorsqu’il intervient à la fin d’un exercice. Cette démarche nécessite donc une rigueur et une organisation bien spécifique.

 

Le rôle de l’inventaire des stocks

L’inventaire des stocks n’est pas uniquement une obligation légale : il permet à une entreprise de pouvoir parfaitement connaître l’état de ses stocks. C’est ainsi un processus essentiel qui permet par exemple d’anticiper et éviter une situation de rupture de stock.

Il est primordial de veiller à ce qu’il n’existe pas d’écarts trop importants entre les stocks existants et ceux nécessaires au bon fonctionnement de la société. La réalisation d’un inventaire des stocks permet de déterminer les écarts entre les stocks théoriques et les stocks réels.
En effet, des écarts existent souvent, s’expliquant notamment par la perte, le vol, la casse, la dégradation ou même les erreurs.

Bien établir l'inventaire des stocks

Optimiser la réalisation de l’inventaire des stocks

Pour réaliser un inventaire des stocks le plus efficacement possible, l’aide d’un logiciel de gestion des stocks permet de gagner grandement en efficacité et d’économiser un temps précieux.
Il convient dans un premier temps d’organiser son stock, par type de produits par exemple : marchandises, matières premières, matières périssables, etc. Un stock bien organisé est en effet plus simple à gérer !

L’inventaire des stocks nécessite bien souvent de suspendre l’activité de l’entreprise au moment de l’inventaire, tout en veillant à ce que cette suspension soit la plus courte possible. C’est notamment pour cette raison que les inventaires des stocks sont généralement réalisés la nuit.
La constitution d’équipes peut permettre d’éviter les doubles comptages et de classer son stock de manière optimale (par type de produit, par emplacement, etc.) en attribuant par exemple une catégorie par équipe. Marquer les produits comptés permet aussi de pouvoir identifier quelles marchandises ont déjà été recensées et éviter le double comptage.

Enfin, lorsque l’inventaire est terminé, il est essentiel de procéder à la vérification du stock et de s’assurer qu’aucun stock n’a pu être oublié.

L’inventaire des stocks nécessite avant tout une grande rigueur et une organisation parfaite !